3 tips voor het huren van de perfecte vergaderruimte

Of je nu een vergaderruimte moet huren om indruk te maken op een klant of ruimte moet bieden voor een vergadering met alle handen wanneer het de enige keer per jaar is dat al je medewerkers samenkomen, er zijn verschillende adviezen die je moet volgen om fouten te voorkomen. Hier zijn daarom drie tips voor het huren van de perfecte vergaderlocatie Amsterdam. 

Voorzieningen

Maak bij het onderzoeken van vergaderruimten een lijst van de essentiële zaken die je moet hebben versus de wensen voordat je begint met het doorlichten van faciliteiten. Je wilt mooie stoelen maar moet wel voldoende zitplaatsen hebben voor iedereen. Je wilt de mogelijkheid om het evenement te verzorgen zonder tussenkomst van een derde partij. Voor het maken van je presentatie heb je de juiste apparatuur nodig. Je wilt een directiestoel en tafel om indruk te maken op klanten. Zorg ervoor dat aan je behoeften wordt voldaan voordat je potentiële locaties gaat verwijderen, omdat ze niet de extra’s hebben die je wilt als je een vergaderruimte huurt via zaalverhuur Amsterdam. Soms moeten we een vergaderruimte huren met meer dan alleen een grote vergadertafel en stoelen. Misschien wil je een faciliteit boeken met betaalbare hotelkamerprijzen, zodat je team de nacht kan doorbrengen als onderdeel van een teambuildingoefening. Of misschien moet je naast meer besloten vergaderruimten een ruimte huren voor productdemonstraties.

Locatie

Locatie is een cruciale sleutel tot een succesvolle off-site meeting. Je ideale vergaderruimte is centraal gelegen voor alle deelnemers. Het moet voor iedereen toegankelijk zijn, niet verscholen in een zijstraat die niemand kan vinden. Je moet voldoende en idealiter gratis parkeergelegenheid hebben voor iedereen die komt of gemakkelijk toegang hebben tot het openbaar vervoer. Als de meeste van je deelnemers het openbaar vervoer nemen, moet je voorrang geven aan elke vergaderplaats in de buurt van een station, zoals de vergaderruimten in de omgeving van Amsterdam CS. Zodra je de algemene vereisten voor het gebied en de nabijheid begrijpt, kun je de lijst met opties snel verfijnen.

Personeelsbestand en ruimte

Ben je van plan een vergadering met alle handen voor je team te houden met externe werknemers en contractanten die zelden op kantoor zijn? Huur een vergaderruimte met plaats voor iedereen. Als je twijfelt, rond naar boven af, want je moraal schaadt als je 200 mensen probeert te verdringen in de ruimte die bedoeld is voor 150. Geef mensen ook voldoende ruimte, vooral als je indruk op iemand wilt maken. Het interviewen van een potentiële aannemer of nieuwe medewerker in een krap maar luxe kantoor geeft hen de verkeerde indruk. Een klant ontmoeten in een vergaderruimte ter grootte van een kast suggereert dat je ofwel niet om hun comfort geeft, of dat je het je niet kunt veroorloven om meer te besteden om indruk op hen te maken. Nu zullen ze zich afvragen waar je nog meer op bezuinigt om geld te besparen. Als je het je niet kunt veroorloven om de ruimte zo groot te huren als je zou willen, dan kun je overwegen om de voorzieningen terug te schroeven of kleinere afdelingsvergaderingen over meerdere dagen te houden in plaats van dat iedereen in het bedrijf tegelijk komt.